訪冊中開列的官員眾多，吏部職掌對其進行了詳細的開列，援引如下
本吏部咨戶部，除倉場大使等官外，將所屬各官造冊。
咨禮、刑、工三部，將所屬各官造冊。
咨兵部，除五府所屬衛所并收糧經歷等官外，將所屬各官，會上值親軍、錦衣等衛所經歷，五城兵馬指揮，武學教官等官造冊。
咨都察院將各道、經歷、司等宮造冊。
咨總督倉場衙門將管倉、收糧經歷并庫場大使、副使等官造冊。
劄付太常、太仆、光祿、鴻妒四寺，上林苑監，將五品以下堂官并所屬各官造冊。
劄付順天府將本府五品以下堂官及所屬大小衙門等官造冊，仍令該府轉行。
通政司、尚寶司、六科、中書科等衙門造冊。
訪冊的發放對象主要是言官，而吏部司官有時也會接受訪單，承擔咨訪之責。此外部分高級官員，如閣臣和臺長都察院堂上官也會收到訪冊。但不同的官員收到的訪冊內容及接收時間皆有不同。
據趙南星言“訪冊不列司官之名；至十月中送閣臣、都察院堂上官。大訪冊系堂官所送，始列四司之名。非特科道訪冊不列司官之明，即臣等堂上官之于司官，亦不令其互訪，惟臨時親定其去留耳。”
可見訪冊還有區別，有所謂的科道訪冊，還有所謂的大訪冊。科道訪冊之內不開載吏部屬員之名，而送至閣臣、臺長的大訪冊中則有吏部屬官之名；且科道官較早接到訪單，而閣臣、院臣接單時間則稍晚。
此外，負責訪冊發送的官員品級，根據接收訪單對象的不同，也會存在差異。負責給閣臣、臺長送冊的官員，由吏部的堂官親自擔任；而給言官送冊的官員，則僅需考功司的官員及掌吏科臣、掌河南道臣即可。
訪單發放后的主要工作皆由河南道接手。故原歷史上曾掌河南道御史的湯兆京曾說“一切咨訪、收單、會單俱臣職掌”。
訪單發送到言官手中后，咨訪隨即開始。通常方式是“采輿論于通國”，即風聞各處言論并加以斟酌。
咨訪結束后，言官便結合咨訪的內容來填寫訪單，謂之開單。“倘單開有據，咨訪相同，雖部院不敢枉縱人”。